Общая схема подачи заявки на участие в выставках, проводимых Messe Munchen International

Организация участия в мюнхенских выставках несколько отличается от принятого в России порядка: организаторы не предоставляют заинтересованным компаниям планы павильонов со свободными стендами на выбор.

Порядок подачи заявок и организации участия в выставках:

1. Заинтересованная в участии в выставке компания заполняет заявку (Application) (у каждой выставки своя форма заявки) и отправляет ее организаторам до числа, указанного в ней. Сама подача заявки не ведет к финансовым обязательствам и предполагает возможность отказа от участия.
2. После окончания приема заявок организаторы начинают распределять площади в зависимости от пожеланий заявителей о метраже и типе стенда, а также в зависимости от специфики деятельности компании. Организаторы по возможности стараются учитывать интересы всех заявителей. Компании высылается предложение по расположению стенда (Space proposal), в котором указывается тип, размер и номер стенда, стоимость аренды площади. К предложению прилагается план павильона.
3. Если компанию не устроил предложенный стенд, она может высказать свои замечания и пожелания, и организаторы постараются сделать Вам новое предложение. Ранее предложенный стенд за компанией не сохраняется, т.е. возможности выбрать среди нескольких стендов нет. Если расположение стенда компанию устраивает, она подписывает предложение и с этого момента несёт финансовые обязательства перед организаторами. Если после подписания предложения по расположению стенда компания решит отказаться от участия, на неё будет наложен штраф, размер которого варьируется в зависимости от выставки и срока, оставшегося до её начала. Размер штрафа может доходить до 100% стоимости аренды стенда и даже превышать её.
4. После получения подтверждения расположения стенда, организаторы выставляют участникам счёт за аренду площади.